エクセルでできる在庫管理表の作り方｜テンプレート・関数・運用ルールまで徹底解説

この記事でわかること

※この記事は 2025年11月13日時点の情報をもとに執筆しています。

パソコンのキーボードの上にあるEXCELのブロック

在庫の数や入出庫状況を正確に把握することは、EC運営や販売管理の基本です。エクセルを使えば、在庫の「見える化」とコスト削減を手軽に実現できるでしょう。関数やテンプレートを活用すれば、自動集計や入力ミス防止も可能です。本記事では、エクセルで在庫管理表を作る方法や便利な関数、運用のコツを紹介します。

エクセル在庫管理を始める前に知っておきたい基本と考え方

クセル画面が開かれたパソコン

在庫管理は、収益性や顧客満足度、業務効率を左右する重要な業務です。ここでは、エクセルで在庫管理を始める前に押さえておきたい基本的な考え方と、実務で役立つポイントを紹介します。

在庫管理の目的と、正しく行うことで防げる3つのミス

在庫管理の目的は、必要な商品を過不足なく供給し、保管コストを最小限に抑えることです。適切な管理ができていないと、欠品による販売機会の損失や、過剰在庫によるコスト増大などのリスクが生じます。

特に注意すべきなのは、欠品、過剰在庫、在庫誤差の3つです。

欠品：販売機会を逃す要因となります。
過剰在庫：保管コストや資金繰りを圧迫します。
在庫誤差：棚卸し作業や出荷精度にも影響が及びかねません。

これらを防ぐには、在庫数や入出庫履歴を正確に記録し、定期的に実在庫と突き合わせる必要があります。

エクセルを使って在庫管理を効率化できる理由

エクセルは、専用システムを導入しなくても始められる柔軟なツールです。コストを抑えつつ、自社に合った管理方法を試せる点が大きな魅力といえます。

また、多くの担当者が操作に慣れているため、教育コストがかかりません。関数を活用すれば在庫数や金額を自動集計でき、作業時間の短縮にもつながるでしょう。さらに、業種や商品特性に合わせた柔軟なカスタマイズも可能です。

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スムーズに運用を始めるために押さえておきたいポイント

エクセルでの在庫管理を軌道に乗せるには、最初のルールづくりが欠かせません。まず、入力・更新を行う担当者を明確にし、タイミングを統一します。データの重複入力や抜け漏れを防ぐため、誰がどの項目を管理するかを決めておくと安心です。

次に、商品マスタや入出庫履歴のシート構成を整理し、必要最小限の情報からスタートします。慣れてきたら在庫回転率や金額など、分析用の項目を追加していきましょう。

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エクセルで在庫管理表を作る前に決めておくべき項目

パソコンとカレンダー

エクセルで在庫管理表を作成する際には、管理する土台部分を固めることが重要です。ここでは、管理表に必ず入れておくべき項目や、業種によって異なる考え方、そして見やすく使いやすい表構成のポイントを紹介します。

在庫管理表に必須の5項目

管理表を機能的にするには、最低限必要な項目をあらかじめ定めておきましょう。次の5項目は多くの実務で共通して必要とされている項目です。

日付：処理が行われた日を記録します。
商品コード／品番：商品を一意に識別できる番号があると、商品名だけでは混同するリスクを減らせます。
商品名：コードだけでは分かりにくいため、商品名も併記しておくことが望ましいです。
入庫数／出庫数：それぞれのタイミングでどれだけ在庫が増えたか、減ったかを把握できるようにします。
在庫数（残数）：入庫数・出庫数から現在の在庫数を把握できるようにしておくと安心です。

これらの項目をベースに、保管場所や仕入先、発注点などを必要に応じて追加していくのが一般的です。ECサイト運営で管理対象が多い場合は、保管場所の項目を加えることで、出荷ミスや在庫ロケーションの混乱を防ぎやすくなります。

業種別で異なる管理項目の考え方

在庫管理の対象となる製品や事業規模、販売チャネルによって、必要とされる項目が異なります。

業種	主な管理項目	ポイント
製造業／部品系	素材・部品番号・仕入先・発注ロット／ロット受入日	使用期限や製造日を記録するケースもあり、品質・トレーサビリティ管理に必須。
EC/D2Cブランド（化粧品・食品・雑貨など）	商品コード・カラー／サイズ展開・SKU（Stock Keeping Unit）	食品は賞味期限、化粧品は批番（ロット）を管理。販売チャネル別（自社EC・モール・店舗）の在庫も把握。
小売業／店舗型	店舗別在庫・倉庫在庫・移動予定数	配送先や移動履歴、店舗ごとの補充数を記録しておくと、在庫偏りを防げる。

「何を把握する必要があるのか」を整理することで、本当に必要な情報だけを管理できます。SKUが多いEC運営では、サイズやカラーまで管理項目に含めないと、在庫の偏りや売れ残りが発生しやすくなるため注意が必要です。

見やすく使いやすいエクセル表の基本構成

実務で使いやすいレイアウトに整えることで、運用が定着しやすくなります。以下のポイントを押さえて設計しましょう。

シート構成の分け方：商品マスタ、入出庫履歴、在庫一覧の3シートに分けておくと、データを整理しやすく、ミスの発生を防げます。特に、入出庫履歴を別シートにすることで履歴追跡が簡単になります。
ヘッダー行の明確化：1行目にタイトル、2行目に項目名を設定し、列幅・罫線・背景色を整えることで視認性が上がります。担当者が複数いる場合でも、入力位置を迷わず操作できます。
フィルター・並べ替えの利用：商品コードや在庫数などにフィルターを設定しておくと、条件を絞って必要な情報をすぐ抽出できます。並べ替え機能と組み合わせると、在庫の多い・少ない商品を一目で把握できます。
入力方式の工夫：商品名や保管場所など、選択肢が決まっている項目はドロップダウンリストで入力できるように設定します。入力ミスを防ぎ、表の整合性を保つことができます。
色分け・条件付き書式の活用：条件付き書式を使うと、在庫が少ない場合を赤、保管場所が異なる場合を黄色などに自動的に色分けできます。視覚的に分かりやすく、在庫異常をすぐ発見できます。

初心者でもできる！エクセル在庫管理表の作り方3ステップ

パソコンで仕事をしている男性

在庫管理表をエクセルで作成する際は、順序をしっかり踏むことで「ただ作っただけ」で終わらず、日々活用できる体制になります。ここでは、初心者の方でも無理なく取り組める3つのステップを紹介します。

ステップ1｜商品マスタを作成して基礎データを整える

在庫管理を始めるにあたり、まず第一に必要なのが商品マスタの作成です。商品マスタとは、商品コード、商品名、仕入先、保管場所、標準単価など、商品ごとの基本データを一元管理する台帳のことです。

データを整理しておくことで、後の入出庫記録や在庫集計がスムーズになります。コードや名称が一意でないと、同じ商品を別扱いするミスが起きる恐れがあるため注意しましょう。

【商品マスタに含めておくと良い項目】

商品コード（ユニークな識別子）
商品名・型番・バリエーション（カラー・サイズなど）
仕入先名・仕入価格・発注ロットなど
保管場所・倉庫コード・棚番など
安全在庫・発注点など（必要に応じて）

ステップ2｜入出庫履歴を記録して動きを把握する

商品マスタの整備が完了したら、次は入出庫履歴の記録です。入庫や出庫の動きを日付・数量・担当者・理由などとともに記録することで、在庫の変動が見える化され、ミスや偏りを早期に発見できます。「いつ」「どのくらい」「誰が」「なぜ」といった履歴を残せば、棚卸し時の差異原因を追いやすくなります。

【履歴シートで押さえておきたい項目】

日付／処理内容（入庫・出庫・調整）
商品コード／商品名
入庫数／出庫数
在庫増減の理由・伝票番号・担当者・備考

履歴を分析すれば、「出庫数が急増している」「回転が悪い」といった傾向を把握でき、集計用シートと連携させることで次のステップもスムーズに進みます。

ステップ3｜在庫数や金額を自動計算できるように設定する

最後のステップは、入出庫データから在庫数・在庫金額を自動的に算出する仕組みを設けることです。これにより、手動で数値をいじる手間や入力ミスを抑えられます。

在庫数＝前回繰越在庫＋入庫数－出庫数

例えばエクセルでは、以下の関数を活用できます。

=SUMIF／SUMIFS：指定した条件で入庫・出庫数を集計。
=IF：在庫が発注点を下回ったときに「発注必要」と表示。
=VLOOKUP：商品コードから商品名や単価などを自動取得。

さらに、条件付き書式や色分けを併用すると、セルの値に応じて色が変わるようにでき、視認性が高まります。これにより、担当者が数字を見ただけでアクションが必要かどうか判断できるようになるでしょう。

エクセルの無料テンプレートを活用して在庫管理表を作る方法

エクセル画面が表示されたパソコンと電話

在庫管理をゼロから設計するのは時間と労力がかかりますが、エクセルの無料テンプレートを使えば、すぐに管理をスタートできます。ここでは、テンプレートを活用するメリットと、自社に合わせたカスタマイズ・運用ルールを紹介します。

無料テンプレートを使えば、すぐに在庫管理を始められる

無料テンプレートを使う最大のメリットは、初期設計の手間を大幅に省けることです。すでに必要な項目や関数が設定されているため、ダウンロード後すぐに在庫管理を始められます。

また、入力欄が整理されていることで、記入漏れや重複などのミスを防ぎやすい点も利点です。担当者ごとにフォーマットを共有すれば、社内全体で統一したルールのもとに管理できるようになり、複数人での運用もスムーズになります。

自社に合わせてカスタマイズして使いやすくする

テンプレートを導入したら、自社の業種や運用フローに合わせた微調整を行いましょう。既存の構造を保ちながら必要な項目を追加・修正することで、より実務に即した表に仕上がります。

例えば、次のようなカスタマイズを行うと管理精度が向上します。

カスタマイズ例	内容・効果
発注点・安全在庫の追加	在庫が一定数を下回った際に「発注要」と表示できるようにする。
ロット番号・賞味期限の追加	食品や化粧品など、期限管理が必要な商品の追跡に対応。
販売チャネル列の追加	自社EC・モール・店舗など、販売ルート別の在庫を把握できる。
保管場所の追加	倉庫・棚番号を明記し、ピッキングミスを防ぐ。

カスタマイズの際は複雑にしすぎず、「現場で使いやすい設計」を意識することが大切です。

テンプレートを崩さずに使うための編集ルール

テンプレートを長く使うためには、構造を崩さないための編集ルールを決めておくことが重要です。関数や参照セルを誤って削除すると、自動集計や表示機能が正しく動作しなくなるため、以下のポイントを押さえておきましょう。

自動計算セルは保護する
数式や関数が設定されているセルは「シート保護」で編集不可にします。入力セルと区別することで、誤操作を防止できます。
列を追加する場合は右端に統一
途中の列に挿入すると参照範囲がずれる場合があるため、追加は表の右端に行うのが安全です。
不要な列は削除せず「非表示」にする
テンプレートの構造を保ったまま調整でき、再利用や他部署への共有がしやすくなります。

これらのルールを決めておけば、関数の破損や入力ミスを防ぎ、安定した運用を継続できます。

ecforceでは、実務ですぐに使える在庫管理テンプレートを無料でご用意しています。初心者の方でも安心して始められる内容です。ぜひダウンロードしてご活用ください。

パソコンの上に置かれたSUMのブロック

在庫管理を効率的に行うには、手作業での入力を減らし、エクセルの機能を活用して自動化することが大切です。ここでは、実務に役立つ3つの関数と設定方法を紹介します。

在庫数を自動集計するSUM／SUMIF関数

SUM関数・SUMIF関数とは、指定した範囲の数値を合計する関数です。SUMIF関数は、条件を指定して合計を求めることができるため、在庫の「入庫数」「出庫数」を商品ごとに自動集計したいときに便利です。

=SUMIF(範囲, 条件, 合計範囲)

【使用例】
商品コードごとに入庫数を合計したい場合、次のように入力します。

=SUMIF(D:D, "1234", E:E)

この式は、「D列にある商品コードが1234のとき、E列（入庫数）の合計を求める」という意味です。
複数の条件を指定する場合は、SUMIFS関数を使用します。例えば、「商品コード＝1234、かつ倉庫＝A」の場合は次の通りです。

=SUMIFS(E:E, D:D, "1234", F:F, "A")

関数を設定すれば在庫数は自動更新され、「期首在庫＋入庫－出庫＝現在庫」の計算が不要になり、棚卸しや在庫確認の手間を削減できます。

商品情報を自動表示するVLOOKUP関数

VLOOKUP関数とは、検索した値に該当する行の指定列からデータを取得する関数です。在庫管理に限らず、売上・顧客・仕入れ管理など、幅広い業務で利用されています。

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)

【使用例】
「商品マスタ」シートに、「A列＝商品コード、B列＝商品名、C列＝単価」という構成で登録している場合、入出庫シートのB3に商品コードを入力し、C3に次の関数を入力します。

=VLOOKUP(B3, 商品マスタ!A:C, 2, FALSE)

この数式は、「B3のコードを商品マスタのA列から探し、2列目（商品名）を表示する」という意味です。
引数「FALSE」は完全一致を意味し、類似データの誤参照を防ぐため必須です。この関数を設定すれば、商品コード入力だけで商品名・単価・仕入先などが自動表示されます。

在庫不足を色で知らせる条件付き書式

条件付き書式（Conditional Formatting）とは、セルの値に応じて自動で色や文字のスタイルを変更できる機能です。在庫管理では、「在庫数が発注点を下回ったら赤色にする」など、異常を一目で確認できるように設定すると効果的です。

【設定例】

在庫数を入力している列を選択
メニュー「ホーム」→「条件付き書式」→「新しいルール」を選択
「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択
数式に「=B2<=C2」を入力（B列＝在庫数、C列＝発注点の場合）
書式を「背景を赤色」に設定

在庫数が発注点以下になると自動で赤く表示され、担当者は補充が必要な商品を一目で把握できます。在庫過多を黄色にするなど、複数条件を設定して優先度別の色分けも可能です。

エクセルの在庫管理表をスムーズにする運用ルール

数字が印刷された紙の上に置かれた人の人形

在庫管理表を長く活用するには、日々の更新やシート保護、棚卸しといった運用ルールを整えることが欠かせません。ここでは、エクセルでの管理を安定させるために押さえておきたい3つの基本ポイントを紹介します。

入力担当者とタイミングを決めてミスを防ぐ

在庫精度を保つには、入力ルールを明確にしておくことが基本です。入庫・出庫・調整の担当を分け、入力のタイミングを「始業・終業の2回」に統一しておくと、更新漏れを防げます。

また、商品コードや処理区分はドロップダウン形式に設定し、入力ミスや表記ゆれを防ぎましょう。エクセルの「データの入力規則」を使えば、担当者が変わっても同じ形式で入力できるようになります。さらに、メモ欄に伝票番号や担当者名を残す運用にしておくと、後から処理の内容や経緯を正確に把握できます。

関数破損を防ぐ「シート保護」とバックアップ設定

集計セルや関数を誤って上書きすると、正しい在庫数が表示されなくなることがあります。計算式の入ったセルはロックし、入力部分のみ編集可能に設定しておきましょう。

新しい列を追加する場合は、途中ではなく表の右端に入れるのが安全です。クラウド保存（OneDriveなど）を利用しておけば、誤操作時も以前のバージョンに戻せます。運用面では、月初にテンプレートをコピーして「当月用」として使い、月末に確定版を保存する流れを作ると安心です。

棚卸しで在庫精度を高める仕組み

定期的な棚卸しで、エクセル上の在庫数と実在庫を突き合わせることが重要です。差異が生じた場合は、入出庫履歴を確認し、原因を特定して調整します。月次や四半期ごとに棚卸しを実施することで、データの信頼性を維持できます。

エクセル在庫管理表の限界とよくあるトラブル

パソコンを見ながら考える女性

エクセルは小規模運用に適していますが、扱うデータ量や担当者が増えると限界が見えてきます。ここでは、在庫管理で特によく起きる3つのトラブルを紹介します。

ファイルが重くなる・動作が遅くなる

商品数や履歴データが増えるにつれ、ファイルが重くなり動作が遅くなることがあります。開くのに時間がかかる、保存中にフリーズするなどの不具合が出始めたら、ファイルを分割するか不要な書式・画像を削除して軽量化しましょう。

複数人で同時に編集できない

エクセルは同時作業に不向きなため、複数人が編集すると上書きや入力の競合が起きやすくなります。

担当者ごとにファイルを分ける、更新タイミングをずらすなどの工夫が必要です。データ共有が頻繁な場合は、システム管理への切り替えも検討すると良いでしょう。

入力ミス・関数破損などヒューマンエラーの実例

手入力や数式の削除といったミスは、在庫数のずれや誤集計につながります。数式セルを保護する、入力欄を分かりやすく色分けするなど、ミスを防ぐ仕組みをあらかじめ整えておくことが大切です。

エクセル管理に限界を感じたら。中小企業が導入すべき在庫管理ツール

パソコンを見ながら話し合う男性社員

エクセルでの管理は手軽で便利な反面、データ量や担当者が増えると入力ミスや情報のずれが起きやすくなります。そうした課題を感じたときは、在庫管理システムの導入を検討するタイミングです。ここでは、乗り換えの目安や導入のメリット、移行の流れを紹介します。

エクセル在庫管理の限界と、乗り換えを検討すべきサイン

日々の入出庫が増え、在庫数の更新が追いつかなくなったと感じたら、システム化を考える時期です。
複数の販売チャネルを扱うと在庫表が分散し、「どこに・いくつ在庫があるか」が把握しづらくなります。動入力では棚卸しのたびに誤差が生じることも少なくありません。

「入力に時間がかかる」「数値が合わない」「情報がずれる」といった状況は、エクセル運用の限界が近いサインといえます。

在庫管理システムを導入することで得られる3つのメリット

専用システムを導入すれば、出荷や入荷のたびに在庫数が自動で更新され、常に最新の情報を把握できます。入出庫履歴や保管場所のデータも一元化されるため、手作業での集計や二重入力の手間は不要になるでしょう。
さらに、売上や在庫回転率などの分析も自動化され、経営判断をより速く、正確に行えるようになります。

ecforceなら在庫・受注・顧客情報をまとめて一元管理できる

ecforceは、在庫・受注・顧客データをひとつの管理画面で連携できる統合型システムです。在庫数の更新と同時に受注情報も反映されるため、販売数のずれや引当ミスを防げます。
さらに、顧客履歴やチャネル別の在庫状況も自動で集計され、モール・自社EC・実店舗を跨いだ一元管理が可能です。これにより、エクセル管理で起こりがちなデータ重複や作業の属人化を解消できます。

エクセル管理からシステム移行をスムーズに進める手順

移行する際は、既存の在庫データを整理し、商品コードや数量に重複・表記ゆれがないかを確認します。そのうえで、システムの入力項目に合わせてデータを整形し、テスト移行を実施しましょう。少数の商品や倉庫から試すことで、トラブルを最小限に抑えられます。
本番稼働後は、一定期間エクセルと並行して運用し、差異がないかを確認します。操作に慣れてきたら完全移行へ移す流れが理想的です。