Web受発注システム完全ガイド｜導入メリット・最新比較7選・失敗しない選び方を解説

この記事でわかること

※この記事は 2025年6月6日時点の情報をもとに執筆しています。

「電話やFAXでのやり取りに手間がかかる」「伝達ミスでトラブルが起きる」「処理に時間がかかり他の業務が圧迫されている」
こうした課題を解決する手段として注目されているのが、Web受発注システムです。
Web受発注システムとは、企業間の取引における受発注業務をオンライン上で効率化・自動化する仕組みのこと。導入することで、従来の手作業による課題を減らし、業務のスピードアップやコスト削減、人的ミスの防止といった多くのメリットが期待できます。
本記事では、Web受発注システムの基礎知識から導入メリット、比較・選び方のポイント、おすすめのシステムまで、導入を検討している企業担当者が押さえておきたい情報をわかりやすく解説していきます。

Web受発注システムとは

Web受発注システムは、企業間で行われる受発注業務をオンライン上で効率化するシステムです。
商品の注文から請求まで、一連の商取引プロセスをデジタル化し、円滑な業務管理を実現します。
主にBtoB取引で活用され、電話やFAX、メールで行われていた業務をシステム上で一元管理することで、担当者の負担を軽減し、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
発注側はシステムで簡単に注文でき、受注側は効率的に処理できるようになります。

Web受発注システムのタイプと特徴

Web受発注システムには、主に以下の2つのタイプが存在します。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上のサーバーを利用してシステムを稼働させる方式です。
初期費用が抑えられ、運用・保守もサービス提供者が行うため、自社にサーバー環境を用意する必要がありません。また、常に最新バージョンの機能が利用できるメリットもあります。
特に最近では、スマートフォンやタブレットからもアクセスできるモバイル対応型が主流になりつつあり、外出先でも受発注業務ができる利便性が評価されています。クラウド型は、短期間でスムーズに導入できる点から、スタートアップや中小企業を中心に人気を集めています。

オンプレミス型

一方、オンプレミス型は、自社内にサーバーを設置してシステムを稼働させる方式です。
カスタマイズ性が高く、自社の業務フローに合わせた柔軟な運用が可能ですが、初期コストや運用・保守に関する負担が大きい点がデメリットです。
また、バージョンアップなども自社の判断で行う必要があり、リソースやIT部門の体制が整っている中堅企業以上に向いています。
近年ではセキュリティ要件が厳しい業界や、独自システムとの密な連携が必要な企業では、オンプレミス型が選ばれる傾向もあります。

Web受発注システムが注目される理由

企業間取引において受発注業務は欠かせない業務ですが、アナログな手段での運用には以下のような課題がつきまといます。
・電話・FAXによる伝達ミスや聞き間違い
・注文内容の転記ミス
・進捗状況のリアルタイム把握が困難
・データ集計や分析に多大な手間がかかる
こうした課題を解決するために、受発注業務をオンライン化し、デジタルで完結できるWeb受発注システムの導入が急速に進んでいます。
さらに、働き方改革やリモートワークの浸透も、Web受発注システムの普及を後押ししています。

Web受発注システムの主な機能

Web受発注システムには、受発注業務を効率化し、取引プロセスをスムーズに進めるための多彩な機能が搭載されています。発注側・受注側それぞれにメリットのある機能を備えており、業務の負担軽減とミス削減に貢献します。
ここからは、発注業務をサポートする機能と、受注業務をサポートする機能に分けて、それぞれ詳しく解説していきます。

発注業務をサポートする機能

発注業務を円滑に進めるために、Web受発注システムには以下の機能が用意されています。

発注書作成・送信を自動化する機能

必要な情報をシステム上に入力するだけで、発注書を自動生成できる機能です。これにより、手作業による作成工数が削減されます。
さらに、作成した発注書をシステムから直接送信できるため、メールやFAX送付時に発生しがちなミスや手間も軽減可能です。

マルチチャネル対応機能

取引先ごとの発注スタイルに対応するため、Webシステムに加え、従来のメール・FAXにも対応できる機能です。
発注書のフォーマットを自動変換し、希望のチャネルで送信できるため、従来の取引慣習を維持しながらデジタル化を推進できます。

注文履歴からのリピート発注機能

過去の発注履歴をもとに、再注文がスムーズに行える機能です。
以前の注文内容を呼び出して、数量や納期を変更するだけで発注が完了するため、リピートオーダーの手間を大幅に削減します。

発注情報の一元管理機能

電話やFAXなど様々なチャネルからの発注情報を、システム上で一元管理できる機能です。
これにより情報が散在することなく、取引データをまとめて管理・確認でき、さらにエクスポートして他の管理システムとの連携も容易になります。

受注業務をサポートする機能

受注業務の効率化を目的としたWeb受発注システムには以下の機能が搭載されています。

マルチチャネル統合機能

Webサイトだけでなく、電話・FAX・メールといった複数チャネルからの受注を一元管理できる機能です。
チャネルごとの業務を統合し、受注処理を効率化することで、迅速な対応とミスの削減が実現します。取引先に応じた商品・価格表示の切り替えも可能です。

リアルタイム受注管理機能

受注情報をリアルタイムで集約・可視化できる機能です。
受注状況を一覧で把握でき、日付やステータスでのフィルタリングも可能なため、受注処理のスピードと正確性を高めます。

受注関連メール自動配信機能

サンクスメールや注文確認、出荷通知など、受注後に必要な各種メールを自動配信できる機能です。
テンプレートを事前に設定しておくことで、迅速かつ正確なメール配信が可能になり、顧客対応の手間を大幅に削減します。

リアルタイム在庫連動機能

受注・出荷データと連動して在庫情報をリアルタイムで管理する機能です。
これにより、在庫不足や過剰在庫によるリスクを回避し、適正在庫の維持と効率的な商品運用を支援します。

出荷業務サポート・帳票自動作成機能

受注データに基づいて出荷指示を自動化し、出荷指示書や納品書といった帳票を自動生成する機能です。
煩雑な出荷業務を効率化し、出荷ミスを防ぎながら迅速な出荷体制を構築します。

請求書自動作成・送付機能

受注データをもとに請求書を自動作成し、送付までワンストップで対応できる機能です。
請求業務にかかる手間を削減し、ミスのない正確な請求処理が実現できます。

外部システム連携機能

販売管理や会計システムなど、他の業務システムとデータ連携ができる機能です。
手入力やデータ移行作業を不要にし、業務全体の効率化とミス防止に貢献します。

Web受発注システムの導入メリット

Web受発注システムの導入により、企業は業務効率の向上だけでなく、ミス削減やコスト最適化、取引先満足度の向上といった様々なメリットを享受できます。ビジネス全体の質を高め、より競争力のある体制を整えることが可能です。

業務効率の向上と負担軽減

Web受発注システムは、受発注にかかる時間と労力を大幅に削減し、業務の効率化に貢献します。

従来、受発注業務には電話やFAX、メールを用いた煩雑なやり取りが伴っていました。これらの手段では、情報の伝達にタイムラグが生じたり、取引先ごとに異なるフォーマットの帳票を個別に管理する必要があったりと、担当者の負担は非常に大きいものでした。
Web受発注システムでは、これらの手作業がシステム上で自動化され、標準化されたフォームを通じて受発注データをやり取りできるため、業務スピードが飛躍的に向上します。さらに、データの一元管理が実現できるため、情報の取り違いや伝達ミスを防ぎ、確認作業にかかる時間も削減されます。
特に大量の注文を日常的に処理する企業では、こうした自動化・標準化によって業務のボトルネックが解消され、結果として本来注力すべき戦略的業務にリソースを振り向けられるようになるのです。

人的ミスの削減

手作業による受発注業務では、注文内容の聞き間違いや転記ミス、確認漏れといった人的ミスが発生しがちです。
これらのミスが発生する背景には、複雑な商品仕様、数量・金額の違い、取引先ごとの個別条件など、多くの情報を人が介して処理している現状があります。特に、FAXや電話でのやり取りでは、聞き違いや手書き情報の解読ミスが発生するリスクが高くなります。
Web受発注システムでは、取引先が直接システムに情報を入力するため、ヒューマンエラーの発生確率が大幅に低下します。データの自動整合性チェック機能を搭載しているシステムも多く、入力内容の漏れや誤記を防ぐ工夫が施されています。
これにより、誤った商品の発送や数量間違い、請求金額のズレといったトラブルを未然に防ぎ、再発送や再請求にかかる手間やコストも削減できるのです。

取引先の利便性向上

Web受発注システムは、取引先にとっても利便性の高いツールです。
これまで発注作業は、電話やFAX、場合によっては対面で行う必要があり、取引先側にも多くの時間的負担をかけていました。特に、発注タイミングが営業時間内に限定されるなど、柔軟な対応が難しい点が課題でした。
Web受発注システムでは、24時間365日いつでも発注が可能になるため、取引先は自社の業務フローに合わせたタイミングで注文処理ができるようになります。加えて、過去の発注履歴を簡単に確認できる機能や、取引条件に応じた商品・価格の表示切り替えなども行えるため、作業負担が大幅に軽減します。
これらの機能により、取引先の満足度が向上し、結果的に長期的な取引関係の強化に繋がります。取引先の利便性を高めることは、競合他社との差別化ポイントにもなり得るでしょう。

コスト削減

Web受発注システムの導入は、直接的・間接的なコスト削減にも大きく貢献します。
まず、紙の注文書やFAX送信にかかる通信費、用紙代、印刷コストといった目に見える事務経費が不要になります。これに加えて、受発注情報を手入力する作業がなくなることで、入力ミスによるリカバリーコストや、再作業にかかる時間を削減できます。
さらに、作業効率が向上することで、残業時間の削減や人件費の最適化も期待できます。業務負荷が軽減されることで、従業員のモチベーション向上や離職率低下にもつながり、間接的なコスト削減効果も無視できません。
こうした積み重ねが、企業のコスト構造全体を見直すきっかけとなり、健全な財務体質の構築に寄与します。

リアルタイムでの状況把握

Web受発注システムでは、システムに入力された受発注データがリアルタイムで反映されます。
従来のアナログな受発注方法では、注文情報が各拠点に分散して管理されていたため、最新の受注状況や在庫情報を把握するには時間がかかり、手動でデータを集計する必要がありました。
これに対して、Web受発注システムはデータベース上で情報が一元管理されるため、現在の受注状況や在庫、出荷進捗をリアルタイムで確認できます。
これにより、受注の集中による在庫不足や納期遅延といったリスクを事前に把握し、迅速な意思決定と在庫管理の最適化を実現できるのです。
リアルタイムな情報管理は、特に製造業や卸売業など、在庫管理が業務の根幹をなす業種においては競争力の源泉となり得ます。

Web受発注システムを導入する際の注意点

Web受発注システムの導入には多くのメリットがありますが、スムーズな運用を実現するためには、事前にいくつかのポイントに注意しておく必要があります。
ここでは、導入時に特に意識しておきたい注意点を紹介します。

導入にかかる費用

Web受発注システムを導入する際には、初期費用や月額利用料など、一定のコストが発生します。
システムの機能や提供形態（クラウド型・オンプレミス型）によって価格は大きく異なるため、自社の予算や必要な機能に応じて慎重に選定することが重要です。
また、システムによっては無料トライアルを提供している場合もあります。事前に実際の使用感を確かめた上で導入を判断すると、導入後のミスマッチを防ぐことができます。
さらに、初期費用だけでなく、運用開始後にかかる維持費用も含めて、総合的な費用対効果を検討することが求められます。

取引先との調整

Web受発注システムの導入は、自社だけで完結するものではありません。
取引先にも新しいシステムを利用してもらう必要があるため、事前の調整が欠かせません。
システム導入前には、取引先に対してシステムの利用方法や導入によるメリットを十分に説明し、理解と協力を得ることが重要です。
特に、ITに不慣れな取引先に対しては、導入に対する不安を払拭できるような配慮が求められます。
場合によっては、従来の電話やFAXでの発注方法を一定期間併用するなど、段階的な移行を検討するのも効果的です。
取引先ごとの事情に応じた柔軟な対応が、円滑なシステム導入を実現するポイントとなります。

システムに慣れるまでの時間

新しいシステムを導入すると、社内の担当者や取引先が操作に慣れるまでには一定の時間がかかるのが一般的です。
特に、従来の業務フローから新しい仕組みに切り替わるタイミングでは、一時的に業務効率が低下する可能性も考えられます。
そのため、システム提供会社による操作研修の有無や、マニュアル・サポート体制が整っているかを事前に確認しておくと安心です。
また、導入初期は社内で十分な準備期間を設け、操作に不安のある従業員をサポートできる体制を整えておくことが重要です。
円滑な定着を図るためには、システムの使い方に関する不明点をすぐに解消できる仕組み作りが欠かせません。

Web受発注システムの主な利用シーン

Web受発注システムは、さまざまな業種や業態の企業で活用が進んでいます。
ここでは、特に効果を発揮する主な利用シーンについて紹介します。

電話やFAXからの移行

現在、電話やFAXで受発注業務を行っている企業にとって、Web受発注システムへの移行は大きなメリットがあります。
電話やFAXを使ったやり取りは、聞き間違いや誤送信のリスクが高く、情報の集計や管理にも手間がかかります。
Webシステムに移行することで、こうしたリスクを解消し、受発注業務の正確性と効率性を大幅に向上させることができます。
特に取引先が多い企業や、取り扱う商品数が多い企業では、効果を実感しやすいでしょう。

新規顧客獲得

Web受発注システムは、新規顧客の獲得にも有効です。
Web上で商品情報や価格を公開し、初めての取引先が簡単に発注できる環境を整えることで、新たなビジネスチャンスを創出できます。
特に、地理的に遠方にいる顧客や、従来の営業スタイルではアプローチが難しかった層にもリーチできる点は大きなメリットです。
さらに、Webサイトを通じて企業の信頼性や製品の魅力をアピールできるため、顧客からの信頼獲得にも繋がります。

保守・修理サービスでの利用

Web受発注システムは、製品販売だけでなく、保守や修理サービスの受付・管理にも活用できます。
顧客からの修理依頼や保守契約に関する手続きをWeb上で受け付けることができるため、受付業務の効率化や対応状況の可視化が実現します。
顧客は自分の都合のよい時間に依頼でき、企業側も依頼内容や進捗状況を一元管理できるため、対応漏れや遅延のリスクを低減できます。
特に、定期メンテナンス契約などがある場合には、Webシステムによる管理が有効です。
これにより、顧客満足度を高め、長期的な信頼関係を構築することが可能になります。

Web受発注システムを選ぶ際の比較ポイント

数多くのWeb受発注システムの中から自社に最適なシステムを選ぶためには、いくつかの重要な比較ポイントがあります。
自社の業務内容や課題、将来的な展望を考慮して、慎重にシステムを検討することが重要です。
ここでは、選定時に注目すべき比較ポイントを紹介します。

自社に必要な機能の有無

まず確認すべきは、自社の業務に必要な機能が揃っているかどうかです。
一口に受発注システムといっても、搭載されている機能は製品ごとに異なります。
たとえば、複雑な価格設定や取引先ごとの商品表示といった、独自の商習慣に対応できるかは重要なポイントです。
導入前に業務フローを洗い出し、必要な機能をリストアップしておくと、後の選定作業がスムーズに進みます。

他のシステムとの連携

現在利用している基幹システムや販売管理システム、会計システムなどと連携できるかどうかも重要です。
システム間の連携が可能になれば、データの二重入力を防ぎ、業務全体の効率化に繋がります。
API連携やCSVデータの入出力機能など、どのような連携方法がサポートされているかも事前に確認しておきたいポイントです。
特に、既存システムとの連携がスムーズにできるかどうかで、導入後の運用負担は大きく変わってきます。

操作性

システムの操作性は、現場の定着率を左右します。
日々の業務で使い続けるものだからこそ、直感的に使えるか、画面が見やすいかといった点は非常に重要です。
入力項目の分かりやすさや必要な情報へのアクセスのしやすさも、操作ストレスを減らすポイントになります。
導入前にはデモやトライアル版を試し、実際の操作感を確認しておくと安心です。
操作性が低いと、せっかく導入しても利用が進まず、期待していた効果が得られないリスクもあります。

サポート体制

導入後のトラブルや不明点に迅速に対応できるサポート体制が整っているかも確認しておきたいポイントです。
問い合わせ方法の多様さや、対応時間、トラブル時の対応スピードなどを中心にチェックしましょう。
さらに、導入時の初期設定サポートや、操作研修を提供しているかどうかも比較対象に含めるべきです。
サポート体制が充実していれば、万が一トラブルが発生しても安心して運用できます。

導入実績

導入実績は、そのシステムが実際のビジネスシーンでどれだけ活用されているかの指標になります。
特に、自社と同じ業種・業態での導入事例があるかは注目すべきポイントです。
同業他社での成功事例があれば、自社でもスムーズに導入・活用できる可能性が高まります。
導入事例を調べる際は、企業規模や取引形態が自社と近いかどうかも併せて確認しておくと、より参考になります。

費用対効果

最後に、システムにかかるコストと得られる効果を比較し、費用対効果を見極める必要があります。
単に初期費用や月額料金の安さだけで判断せず、業務効率化やコスト削減など、導入によって得られる効果も含めて総合的に評価しましょう。
また、将来的な取引量増加や事業拡大を見据え、システムの拡張性や追加コストについても確認しておくと安心です。
長期的な視点で、最もコストパフォーマンスに優れたシステムを選びたいところです。

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まとめ

Web受発注システムは、従来の電話やFAXに依存した受発注業務の非効率や人的ミスといった課題を解消し、業務全体の生産性を高めるための有力なツールです。

導入によって、業務プロセスの効率化だけでなく、ミスの削減、取引先の利便性向上、コスト削減、リアルタイムでの状況把握など、幅広いメリットが期待できます。
また、システムを選定する際には、次のポイントをしっかり確認することが重要です。

自社の業務に必要な機能が揃っているか
既存の基幹システムや会計ソフトとの連携が可能か
現場の負担にならない操作性があるか
充実したサポート体制が用意されているか
導入実績が豊富で信頼できるか

さらに、コストだけで判断せず、費用対効果までを含めて総合的に検討する視点も欠かせません。
これらのポイントを押さえたうえで自社に最適なWeb受発注システムを導入すれば、業務の質を高めるだけでなく、ビジネス全体の成長と発展に大きく貢献できるでしょう。

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